Reinventando a Gestão de Projetos — uma abordagem colaborativa

Por muito tempo, o PMBOK (Project Management Body of Knowledge) tem sido corpo de conhecimento mais reconhecido na área de gestão de projetos. Fiz cursos de gerenciamento de projetos com base no PMBOK reconheço que foram muito úteis quando trabalhava no mundo corporativo e continua sendo até hoje.

O gerenciamento de projetos tradicional trabalha com sistemas cujo número de conexões é pequeno e operam no paradigma da previsibilidade, minimização de riscos, hierarquia e comando e controle — o que funciona muito bem no contexto em que foi criado.

Porém, o mundo está ficando cada vez mais complexo. No mundo interconectado em rede, as possibilidades aumentam exponencialmente, tornando o modelo baseado em previsibilidade, comando-e-controle obsoleto. Com a rede, as hierarquias deixam de fazer sentido pois a informação flui de forma distribuída. A velocidade das transformaçõesaumentam exponencialmente tornando impossível fazer qualquer tipo de previsão de longo prazo.

Segundo o físico americano Bar-Yam, complexidade tem a ver com o número de coisas conectadas umas às outras. Quanto maior o número de conexões, mais complexo ele é. Nunca houve tantos dispositivos conectados na internet. E isso só tende a aumentar exponencialmente devido à popularização do IoT (internet of things). Por outro lado, toda vez que há um salto de complexidade, novos modelos de organização são necessários para atender a demanda como descreve Frederic Laloux, no livro “Reinventando as Organizações”.

No ano passado, tive a oportunidade de coordenar com um grupo de empreendedores, o projeto de tradução e produção colaborativa e financiamento coletivo do livro “Reinventando as Organizações”. Cocriamos uma organização temporária com o objetivo específico de trazer o livro para o mundo português, usando os princípios de uma organização evolutivadescritos próprio no livro. O resultado é um case de sucesso de gestão colaborativa de projetos (veja como trouxemos o livro aqui).

Neste projeto em especial, aplicamos com sucesso, ferramentas de gestão colaborativa como Dragon Dreaming, Sociocracia 3.0 e Fluxonomia 4D sob os princípios de uma organização evolutiva: propósito evolutivo, autogestão e integralidade.

Os fatores críticos de sucesso para deste empreendimento foram:

1. Fazer chamados abertos e inclusivos

Começamos o projeto fazendo um chamado aberto num grupo do Facebook para quem quisesse colaborar como tradutor no projeto. Em 3 dias, tivemos 80 interessados. Alguns participaram mais ativamente da coordenação e outros de forma mais esporádica como colaboradores mas todos foram fundamentais para a entrega do todo. Dentro desse grupo, além de tradução, muitos se colocaram à disposição para trazer outros talentos como design, produção, coordenação e comunicação.

2. Acolher toda a humanidade dos colaboradores (integralidade)

Em projetos colaborativos não existem cargos e sim papéis que os colaboradores escolhem energizar. Como não existem job descriptions e os chamados são abertos, acolhemos cada um do jeito que é, com todos seus talentos e inteligências (lógico-analítica, cognitiva, emocional, corporal, intuitiva, espiritual, etc). Mas junto com a luz, vem as sombras e as vulnerabilidades. Criamos então espaços para lidar com esse tipo de tensão. Diálogo e feedback constantes são sempre as melhores ferramentas.

3. Crie um objeto de livre interação que seja fácil de colaborar

Esse foi o pulo do gato! Muitas iniciativas colaborativas minguam pois muitas pessoas querem colaborar mas não sabem como. Criando um objeto de livre interação como por exemplo, a limpeza de uma praça, o objetivo fica claro e a autogestão acontece naturalmente. No nosso caso, o objeto era a tradução do livro. Criamos então uma estrutura mínima de ferramentas para que os tradutores pudessem traduzir e se comunicar.

4. Substituir o PDCA (planejar, executar, verificar e agir) por DPEC (sonhar, planejar, executar e celebrar).

PDCA (Plan, Do, Check, Act ou Planejar, Executar, Verificar e Agir) é o grande mantra na gestão de projetos tradicional. Ou seja, tudo começa pelo planejamento. Nesta fase, listamos todos os riscos, tudo o que pode dar errado. Tentamos prever e controlar todas as variáveis e fazer um plano infalível com pouca ou nenhuma flexibilidade.

Segundo a metodologia Dragon Dreaming de gestão colaborativa de projetos, todo projeto começa com o sonho coletivo e termina com a celebração. Todos os colaboradores sonham juntos o que querem entregar para o mundo. Este processo valida o propósito evolutivo e gera engajamento. O planejamento e a execução são mais fluidos e operam no modo “sentir e responder” em vez de “medir e controlar”. A celebração é o momento de honrar o esforço dos colaboradores e dar feedbacks trazendo senso de pertencimento celebração dos resultados alcançados.